Правила деловой переписки в мессенджерах

Однако для эффективности использования данного канала связи важно соблюдать правила деловой переписки. Их можно назвать цифровым этикетом.

Итак, прежде всего стоит понимать, что не все люди готовы отдавать себя полностью работе, поэтому у них существует четкая разница между личной жизнью и профессиональной деятельностью. Учитывая это, важно не нарушать личных границ в общении при помощи мессенджеров. Для кого-то деловой звонок в 18:30 может показаться естественным, однако некоторые могут воспринимать это неуместным.

Поэтому важно придерживаться следующих правил:

• Учитывайте график работы клиента или делового партнера. Старайтесь не звонить человеку в нерабочее время;
• Если это возможно, то заранее договоритесь о времени звонка, чтобы не отрывать человека от текущих дел и не вторгаться в его чужое пространство.

Еще один важный момент, которой необходимо учитывать при деловой переписке в мессенджерах – это не тратить впустую основные ресурсы. В бизнесе можно перечислить два основных ресурса – время и деньги. Следовательно, отвлекая напрасно делового партнера или клиента, вы можете отнять у него время, которое он может посвятить заработку денег.

Например, вы владеете SMM-агентством, и вам необходимо согласовать рекламные посты со своим заказчиком. Для этого вы отправляете голосовое сообщение в мессенджере длительностью 20 минут. Помимо этого, если перескакивать с мысли на мысль, не структурируя четко свою речь – это вызовет негативную реакцию со стороны клиента.

Поэтому в деловом общении лучше всего:

• Не использовать голосовые сообщения, или только в исключительных случаях;
• В переписке общего чата не стоит пользоваться функцией ответить всем, если вы хотите отправить сообщение одному пользователю. Лучше воспользоваться отдельным чатом, чтобы не отвлекать всех участников переписки.

Еще один момент о котором не стоит забывать, ведя переписку в мессенджерах – юридическая сила. Помните о том, что любая переписка может быть сохранена и отправлена другим пользователям. Ее могут разместить в интернете, или отправить нотариусу. Не стоит указывать в переписке конфиденциальную информацию, обсуждать махинации, или прибегать к оскорблениям. Некоторые темы вообще лучше не упоминать при помощи мессенджеров, а обсуждать в живую.

Проверьте информацию, прежде чем ее отправить. Это позволит избежать ошибок в набранном тексте, а также вы сможете прочитать текст и убедиться, что получатель поймет его правильно.

Некоторые компании создают групповые чаты в мессенджерах, для совместного обсуждения рабочих процессов всего отдела. Если вы ведете групповую переписку, то можно внедрить общее правило, в отношении важности сообщений. Например, можно разделить сообщения на 4 категории. Если перед сообщением стоит 1, значит это важная и неотложная информация, а 4, следовательно, не срочная и второстепенная информация. Сообщение с цифрой 2 – срочное, но неважное, а с 3 – не срочное, но важное. Таким образом, все сотрудники будут понимать приоритетность данного сообщения.

Учет интересов людей в деловой переписке может проявляться в том, что некоторую информацию вы будете оправлять не изображением, а текстом. Например, наверняка вам приходилось получать от людей контактные данные, например, ссылку на страницу, длинный адрес электронной почты или банковские реквизиты. Если они были отправлены в виде скриншота, то вам приходилось вручную вводить эти символы и цифры. Кто хотя раз это делал – понимает, что это нелегко. Поэтому лучше всего оправлять данную информацию набором текста.

Если вы отправили сообщение через мессенджер, и увидели, что получатель прочитал его, но не ответил – не стоит снова писать или звонить ему, так как возможно, он не готов ответить, ему некогда или он просто не хочет идти с вами на контакт. Лишние напоминания будут лишь раздражать. Позвонить с целью уточнить какую-то информацию можно спустя 1 – 2 рабочих дня после того, как вы не получили ответа. Чтобы самому не стать поводом чьих-то беспокойств, и вовремя отвечать на сообщения – настройте автоответ, если, например, вы собираетесь уехать и будете находиться вне зоны доступа. Можно придумать альтернативный способ связи, на случай важного сообщения. Не стоит игнорировать сообщения клиентов и партнеров. Даже если вам не интересно их предложение, все равно стоит отвечать на их сообщения.

Учитывайте стилистику и интонацию письма в мессенджере. Поддерживайте деловой стиль, избегая неформальности. Старайтесь использовать простые речевые обороты, а также не злоупотребляйте смайликами и стикерами.