Под оптимизацией бизнес-процессов компании понимается комплекс мероприятий по повышению эффективности деятельности фирмы, учитывающий современный процессный подход.
Первый раз про этот метод было упомянуто еще в 1980-х годах. До этого момента в руководстве фирмой использовался функциональный подход: компании делились на отделы, которые осуществляли отдельные функции. Руководство было жестким и централизованным. С течением времени экономика усложнялась, становилась более масштабной, и этот подход потерял актуальность. Современные управляющие в рамках информационной эпохи не видят эффективности в затрачивании лишних ресурсов и времени на взаимодействие разных отделов. Теперь важна схема «процесс-результат».
Однако это не означает, что учреждения, работающие по старинке, не имеют процессов. У любой фирмы производится множество операций, в результате которых рождается некий результат: услуги, сделки, товары. Ранее просто не акцентировалось на этом внимания, и достижение конкретных результатов осуществлялось хаотично. Управляющие из новой эры начали контролировать операции и результат от начала до конца. Чтобы осознанно управлять процессами, нужно сначала их оптимизировать.
Цели и задачи
Оптимизация необходима в следующих случаях:
- увеличение количества отделов организации;
- заторможенное принятие решений;
- неэффективное увеличение штата;
- отсутствие взаимодействия между подразделениями;
- разобщенность информационного обмена;
- результат низкого качества;
- неравномерность распределения контроля за отделами;
- рост психологических проблем сотрудников, которые возникают в результате чрезмерной ответственности и большим объемом обязанностей.
Поэтому задачами оптимизации является налаживание эффективного применения человеческого труда, обеспечение бесперебойного взаимодействия между отделами, повышение скорости выполняемых функций, урегулирование контроля, четкое разграничение обязанностей между сотрудниками. Целью является достижение максимальных результатов при минимальных усилиях и затратах.
Этапы оптимизации
Управляющие бизнес-процессами подразделяют свою деятельность на несколько этапов:
- Сбор информации о процессах, которые выполняются стихийно в компании.
- Разработка инструкций для повышения эффективности труда.
- Применение на практике разработанных инструкций.
- Контроль деятельности по инструкциям.
- Исправление ошибок в процессе деятельности.
Если фирма крупная, то все этапы осуществляются в каждом отделе по отдельности. А после этого составляется большая функциональная схема, согласно которой отделы должны взаимодействовать для осуществления единой деятельности.
Вероятные ошибки
Ошибки могут возникать на любом этапе оптимизации. Главное – тщательно проработать первую стадию, то есть сбор необходимой информации. Повышение эффективности любого бизнеса является индивидуальным моментом, нет единого шаблона для налаживания деятельности, даже если отрасль схожа. Однако опыт других управляющих следует учитывать. Информация со стороны иногда помогает взглянуть на свои бизнес-процессы по-новому. Вместе с тем следует изучать все возможные источники, а не только опросы руководителей высшего звена или официальные регламенты. Часто один и тот же процесс происходит по-разному в установленных инструкциях и на практике.
При разработке инструкции необходимо тщательно систематизировать всю имеющуюся информацию, четко определить приоритеты, спрогнозировать вероятные недостатки и обсудить все нюансы за круглым столом. Инструкция – это не есть результат одного менеджера, над его созданием должны поработать все участника бизнес-процессов. С результатом должны быть ознакомлены экономисты и юристы.
Внедрение новых регламентов не всегда воспринимается положительно, недовольные могут оказаться как «с низов», так и «с верхов». Такое неприятие может быть связано с консервативными взглядами или реальными недочетами в регламенте. Чтобы внедрение прошло легче, можно осуществлять его пошагово.
Говоря о контроле над разработанными процессами, то он должен быть в первую очередь реально осуществим. Если какое-то действие остается без контроля, значит, план нужно доработать. Затем необходимо закупить технические средства и закрепить ответственных лиц за определенными этапами.
Когда все операции отработаны по новому регламенту, а прибыль или количество клиентов все еще не увеличивается, значит, оптимизация провалена. Управление фирмой и его усовершенствование в настоящее время является сложным вопросом. Но на практике доказано, что фирмы, использующие современные методы управления, обгоняют своих конкурентов. Те, кто не сумел оптимизировать свой бизнес, покидают рынок.
