Правила деловой переписки в мессенджерах

Сегодня мессенджеры пользуется большой популярностью среди предпринимателей. Некоторые используют их как каналы связи, а кто-то как инструмент для продвижения.

В любом случае существуют правила общения в мессенджерах, которые важно учитывать.

• Многие люди привыкли отталкиваться от собственных привычек и взглядов. Однако если вы считаете, что звонок или сообщение после 18.00 является вполне нормальным, вовсе не означает, что так думают и другие. Тем не менее у партнеров и клиентов могут быть другие приоритеты и распорядок дня. Это важно учитывать и никогда не устанавливать собственных правил. Если у вас уже был диалог с человеком, можно сразу договориться: в какое время ему будет удобно связаться снова?
• Используйте голосовые сообщения лишь в редких случаях. Так вы будете заботиться об основном ресурсе адреса – это время. Не всегда есть возможность прослушать голосовое сообщение, поэтому адресат может отложить его, и забыть. Если в общем чате вам необходимо ответить одному человеку, то не стоит нажимать на функцию «ответить всем», так как другие участники чата также получат это сообщение, которое к ним не относится.
• Никогда не стоит забывать про юридическую силу переписки. Любая переписка может быть сохранена. Даже если вы удалили ее, это не гарантирует что другой пользователь не сделал скриншот этой переписки. При отправке переписки нотариусу, она может получить юридическую силу. Поэтому никогда не передавайте конфиденциальную информацию чрез переписку. Даже если вы отправили какие-то важные данные – удалите их спустя время, чтобы в случае потери мобильного устройства, или доступа к аккаунту, вы не переживали из-за своей безопасности.
• Используя чат мессенджера для переписки с коллегами, можно договориться о использовании своего обозначения важности писем. Например, цифрой 1 можно обозначить не важное и не срочное сообщение, цифрой 2 – важное, но не срочное, цифрой 3 – срочное, но не важное, и цифрой 4 – важное и срочное сообщение. По мере приоритетности сообщений, вам будет проще на них отвечать.
• Некоторые данные намного проще и быстрее отправить в виде картинки или скриншота. Вместо того, чтобы набирать текст, сделайте фотографию банковских реквизитов, скриншот контакта с телефонного справочника, адрес электронной посты, чтобы не ошибиться при его наборе, пресс-релизы, скриншот страницы браузера, а также места на карте. Это лишь некоторые варианты, как можно отправить информацию в виде изображений, чего нельзя сделать в текстовом формате.
• Проще всего вести несрочные диалоги в текстовом варианте, а срочные при помощи звонков или видеосвязи по мессенджеру. Если пользователь долгое время не отвечает на сообщение, можно попробовать позвонить. Бывает так, что отметка в мессенджере показывает, что сообщение прочитано, однако адресат не отвечает на него. Чаще всего это может говорить о том, что пользователь не заинтересован в дальнейшем диалоге.
• Чтобы избавить ваших коллег от напрасных беспокойств, установите автоответы, на случай если вы не можете дать обратную связь. При помощи автоответа можно указать, какое время вы будете отсутствовать, а на случай срочного сообщения предоставить альтернативный способ связи.
• Для деловой перевески в мессенджерах необходимо не только избегать грубости и соблюдать деловой стиль общения. После того как вы написали сообщение – обязательно прочтите его. Обратите внимание на тон письма: нет ли в нем ноток неформальности или враждебной интонации? Правильно ли поймет человек информацию, которую вы ему написали? Используйте восклицательные знаки там, где они действительно нужны, чтобы клиент или партнер не подумал, что на него кричат.
• Соблюдайте орфографию и пунктуацию. У клиента могут возникнуть сомнения: стоит ли вам доверять ответственный проект, если вы пишите с ошибками? Помимо грамотности, необходимо соблюдать структуру текста, особенно если вы пишите длинные сообщения. Переизбыток смайлов в деловой переписке недопустим. Однако умеренное использование этих символов поможет вам выразить более точные эмоции, которые невозможно передать текстом. Например, если это уместно, то в конце сообщения не помешает улыбка.

В деловом сотрудничестве ценится не только профессионализм, но и комфортная работа. Поэтому соблюдая правила общения в мессенджерах, вы зарекомендуете себя с положительных сторон. Все эти правила сводятся к одному – думать о собеседнике.