Каждый новый год приносит начало новых свершений.
Хотя вам, вероятно, не терпится добавить еще один пункт в список дел; есть одна вещь, которая поможет вам выполнить свои резолюции и улучшить свою жизнь в процессе: управление временем. Простое в теории, но сложное на практике, умение организовать свой день и найти время для самого необходимого поможет вам жить более полноценной жизнью. Сьюзан Перри, специалист по обучению и развитию в компании Piedmont, делится 14 способами найти больше времени в 24 часах.
Изучите свое отношение
Как и постановка целей, успешное управление временем происходит тогда, когда вы понимаете, что контролируете свою повседневную деятельность.
«Если вы считаете, что у вас нет контроля над своим временем, то это не так» - говорит она.
Как только вы возьмете на себя ответственность за свое расписание, вы сможете приступить к его улучшению. Чего бы вы могли добиться, если бы распоряжались своим временем и у вас был бы лишний час вечером?
Проанализируйте, как вы тратите свое время
Одним из важнейших ключей к успешному управлению временем является анализ того, как вы проводите свой день. Журнал учета времени поможет вам понять, как вы тратите время впустую (например, постоянно обновляете ленту Instagram). Записывайте свои ежедневные действия и то, сколько времени они занимают, в электронную таблицу или блокнот. Например, вы можете обнаружить, что тратите целый час на то, чтобы заказать еду на ужин, в то время как на приготовление еды дома у вас уходит всего 30 минут.
«Возможно, есть задачи, которые можно объединить, изменить порядок или делегировать» - говорит Перри.
Используйте квадрант управления временем
Если от вида длинного списка дел у вас болит голова, разделите свои задачи на одну из четырех категорий, которые помогут вам расставить приоритеты:
- Квадрант первый: важные, срочные (например, оплата счетов или своевременный выход на работу).
- Квадрант два: важные, не срочные (например, проведение времени с семьей и друзьями).
- Квадрант три: не важно, срочно (например, отвечать на телефонные звонки).
- Квадрант четыре: неважно, несрочно (например, просмотр телевизора или проверка Facebook).
Планируйте свой день накануне вечером
Составьте список дел до того, как вы уйдете вечером с работы, чтобы на следующий день вы могли сразу приступить к работе. Начните утро с выполнения одного большого проекта. Вычеркивание крупной задачи из списка даст вам чувство выполненного долга, мотивируя вас на выполнение остальных обязанностей.
Управляйте прерываниями
Если вы работаете над важным проектом, ограничьте количество прерываний: выключите звук телефона, повесьте на дверь или в кабинете табличку о том, что у вас крайний срок, и выйдите из электронной почты. Отвлекающие факторы могут привести к тому, что работа над проектом займет гораздо больше времени, чем необходимо.
Следуйте правилу двух минут
«Если что-то займет меньше двух минут, делайте это, если у вас есть время», – говорит Перри. «Если у вас есть проект, который займет три часа, и электронная почта, которая займет две минуты, напишите сначала электронную почту».
Избегайте проволочек
«Мы откладываем то, что не хотим делать, но это мотивирует, когда нужно что-то сделать первым», – говорит Перри. «Мы строим вещи в своем воображении и делаем их больше, чем они есть на самом деле. Часто это не займет столько времени, сколько вы думаете».
Получите максимальную выгоду
При составлении списка дел ищите задачи, которые имеют высокую ценность. Пример, который использует Перри: заправить постель. Хотя это не занимает много времени, оно оказывает самое большое влияние на внешний вид вашей комнаты. Некоторые задачи занимают всего несколько минут, но при этом снимают стресс, как завершение большого проекта.
Будьте реалистами
«Если проект займет много времени, разделите его на части», – говорит она. «Будьте реалистами. Большинство людей наваливают на себя слишком много дел и не учитывают время между встречами или проектами. Если вы не предусмотрите никаких промежутков между делами, вы будете испытывать стресс. Всегда что-нибудь да найдется».
Приезжайте на 15 минут раньше
«Я планирую приезжать на места на 15 минут раньше. Особенно в условиях пробок важно всегда иметь запас. Это самая большая ошибка людей - пытаться запланировать слишком много».
Планируйте заранее
Делайте как можно больше заранее. Если вы решили улучшить питание и ежедневно заниматься спортом, соберите спортивную сумку и обед накануне вечером. Утро часто бывает суматошным и может сорвать продуктивный график, поэтому делайте эти мелкие дела заранее.
Умейте работать в режиме многозадачности
«Женщины, естественно, лучше справляются с многозадачностью», – говорит Перри. Хотя в некоторых случаях группировка дел может быть полезной, другие проекты требуют большей сосредоточенности. Это хорошая причина вести ежедневный журнал учета рабочего времени. Вы сможете увидеть, не прерывают ли вас прерывания, из-за которых задача занимает больше времени, чем нужно.
Знайте, что вам подходит
«Знайте себя и то, когда вы наиболее продуктивны», – говорит Перри. «Найдите время дня, которое подходит вам лучше всего. Некоторые люди более продуктивны утром, другие – вечером».
Запланируйте более сложные или важные дела на наиболее продуктивные часы
Кроме того, используйте правильные инструменты, которые помогут вам достичь своих целей. Если вы предпочитаете работать в цифровом формате, настройте планировщики и уведомления на своем смартфоне.
